19 de Novembro de 2018

Ladrões de tempo: como combatê-los e ter equipes mais eficientes

A quantidade de tarefas só cresce e a sua equipe não está conseguindo dar conta? Para além da quantidade de atividades, alguns fatores podem estar fazendo seus colaboradores perderem eficiência e não conseguirem concluir o que precisa ser feito, eles são os chamados ladrões de tempo.

Cabe aos gestores identificá-los e tomar as medidas necessárias para que eles não afetem a organização e a produtividade da equipe. Abaixo, listamos alguns e como enfrentá-los!

1) Times grandes demais
A quantidade de pessoas em um time pode ser crucial para sua produtividade. Quando as equipes começam a ficar muito grandes é possível que se perca eficiência por questões muito simples, como problemas de comunicação, sobreposição de tarefas ou falta de clareza do que precisa ser feito. Além disso, as reuniões se tornam bem mais longas e exaustivas.

Equipes mais enxutas conseguem muitas vezes superar essas barreiras facilmente, com uma comunicação mais fácil, maior clareza sobre o que está sendo feito e qual o seu papel no processo.

Os problemas que atrapalham o trabalho de equipes com muitas pessoas tornam-se ladrões de tempo. Para resolver isso é preciso evitar a centralização, por exemplo.

Com poucos líderes na organização, a tendência é que se formem grandes equipes. O ideal é que se consiga descentralizar o trabalho em grupos menores, com mais autonomia e missões específicas. Assim as pessoas têm mais liberdade para encontrar as soluções necessárias, tem mais clareza do que precisa ser feito e, consequentemente, ganham mais produtividade.

2) Planejamento e trabalho administrativo
Preencher tabelas, incluir informações no sistema, processos manuais que poderiam ser automatizados, reuniões improdutivas e tarefas não relacionadas ao trabalho. Todas essas questões diminuem o foco no trabalho, diminuindo a produtividade.

Nesse sentido, é preciso eliminar as tarefas desnecessárias e, se possível, terceirizar ou centralizar aquelas que precisam ser feitas. Encontrar formas de automatizá-las também pode ser uma opção para economizar tempo.

Outro aspecto que atrapalha o trabalho são as reuniões e planejamentos, é preciso implementar processos na organização que tornem esses processos mais eficientes. Uma reunião, por exemplo, precisa ser estruturada: qual é o objetivo; o que deve ser decidido; quem será o responsável; qual o prazo; quem deve participar da reunião; o que os participantes precisam ter conhecimento antes dela começar; etc. Sem isso, a chance de que nada seja decidido ou que pessoas participem dela desnecessariamente é bem grande.

3) Conflitos internos
Outro ladrão de tempo nas empresas e organizações são os conflitos entre as diferentes áreas e setores. Uma cultura competitiva e muito segmentada, acaba tornando o ambiente propício para disputas e desavenças. Isso é muito prejudicial para a organização, pois os trabalhos que exigem a participação de diferentes áreas acabam ficando muito mais lentos e com muito mais ruídos na comunicação.

O desenvolvimento de uma cultura mais colaborativa e integrada nas organizações ajuda e muito a enfrentar esse problema. É preciso investir tempo e recurso na integração das equipes, criar mecanismos e ou lideranças que consigam distensionar atritos, além de se estabelecer metas e objetivos compartilhados.

Outro ponto importante para esse problema ser superado é criar uma forma de integração que um setor conheça o trabalho do outro e assim possam compreender as dores e desafios do outro. E assim, essas equipes possam desenvolver uma relação mais empática e paciente.